Dichiarazione sulla protezione dei dati personali

Pubblicato il 2023-01-13

Per la Commend AG la protezione della vostra privacy è importante. Per questo motivo trattiamo i vostri dati personali in modo riservato e nel rispetto delle disposizioni di legge, in particolare del Regolamento generale sulla protezione dei dati della UE (RGPD). Su questa pagina desideriamo, ai sensi dell’art. 13 sg. RGPD, informarvi sul trattamento dei vostri dati quando visitate e utilizzate il nostro sito web www.commend.com (“sito web”). I “dati personali” sono tutte le informazioni che fanno riferimento a una persona fisica identificata o identificabile, quali ad esempio nome, indirizzo e indirizzo e-mail.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei vostri dati personali sul nostro sito web è:

Commend AG (di seguito “noi”)

Mülistrasse 4
CH-8320 Fehraltorf / Zürich
Tel.: +41-44-955 02 22
E-Mail: commend@commend.ch

2. Quali dati trattiamo, a quale scopo e sulla base di quale principio giuridico

2.1 cLibrary

Sul sito web avete la possibilità di registrarvi per cLibrary, che vi permetterà di accedere al software e ai documenti relativi ai nostri prodotti e sistemi. Vi invieremo, una volta registrati, una e-mail con un link di conferma della registrazione. La registrazione sarà successivamente esaminata da un amministratore, e quindi accettata o rifiutata; il risultato della decisione vi sarà pure comunicato tramite e-mail.

Per la registrazione abbiamo bisogno dei seguenti dati personali al fine di poter esaminare il vostro diritto all’accesso, in quanto esso è riservato solamente a clienti, rivenditori e partner.

Dati per l’accesso (nome utente e password)
Titolo (genere)
Nominativo (nome e cognome / azienda di appartenenza)
Indirizzo e-mail
Città
Stato

Qualora desideraste cambiare i vostri dati potrete, una volta che effettuato il login, fare le modifiche alla voce “Modifica il profilo” ovvero inviarci una e-mail – Contatti.

La messa a disposizione dei dati personali sopra indicati avviene volontariamente e tuttavia è necessaria per l’accesso a cLibrary; essa è prevista affinché possiamo adempiere a nostri obblighi (pre)contrattuali nei suoi confronti (art. 6 c. 1 lett. b RGPD).

Raccogliamo inoltre i seguenti dati per analizzare l’utilizzo di cLibrary e per migliorare costantemente la nostra offerta ovvero le sue funzionalità:

ultimo login
numero dei login
richiami delle pagine
durata dell’utilizzo
download

L’analisi dei dati di utilizzo avviene sulla base dei nostri interessi legittimi (interesse all’analisi per ottimizzare la cLibrary e soddisfare i nostri clienti, art 6 c. 1 lett. f RGPD).

2.2 Newsletter

Avete la possibilità di abbonarvi alla nostra newsletter tramite il sito web. Le newsletter sono pubblicate ogni 1 – 2 mesi e contengono novità dal mondo delle soluzioni per la sicurezza e le comunicazioni.

Per potervi abbonare ci occorre solamente il vostro indirizzo e-mail. Le “informazioni ulteriori” che eventualmente fornite volontariamente relativamente alla vostra persona saranno da noi trattate per i seguenti scopi:

I dati relativi a nome, cognome e titolo, se da voi indicati, saranno utilizzati per rivolgerci a voi personalmente nella newsletter.
Raccogliamo e trattiamo inoltre le informazioni sull’azienda, i campi di interesse e l’appartenenza a un settore, indicate volontariamente, per potervi fornire informazioni nella newsletter in modo mirato.

La mancata indicazione di tali “informazioni ulteriori” determina l’impossibilità a realizzare l’obiettivo sopra indicato; la newsletter, ovviamente, vi arriverà comunque. Vi invieremo, una volta registrati per la newsletter, una e-mail con un link di conferma della registrazione.

Il trattamento dei vostri dati avviene sulla base del vostro consenso volontario (art. 6 c. 1 lett. a RGPD). Il consenso che ci rilasciate per il ricevimento della newsletter sarà conservato a fini documentativi e di prova.

Potrete revocare in ogni momento il vostro consenso a titolo gratuito senza indicarne le motivazione cliccando ad es. sul link per la disdetta che si trova in calce a ogni newsletter ovvero inviandoci una e-mail – Contatti. Ricordate che la legittimità del trattamento effettuato in forza del consenso fino alla revoca non verrà meno a causa della revoca medesima.

Registriamo, sulla base dei nostri interessi legittimi (art. 6 c. 1 lett. f RGPD), il comportamento anonimizzato all’apertura del sito e i clic del visitatore a fini di “misurazione della performance”. Saranno le seguenti informazioni, concretamente, ad essere tracciate e generate da parte del sistema: momento della notificazione, momento dell’apertura, durata dell’apertura, programma e-mail utilizzato (mail client), link cliccato e momento del clic.

2.3. Contatti

Quando prendete contatto con noi tramite un modulo del sito web (modulo di contatto, supporto tecnico, partner certificato), via e-mail o telefonicamente, i dati da voi forniti (nominativo, indirizzo e-mail, numero di telefono, azienda, ev. indirizzo e contenuto del messaggio inviatoci) saranno da noi conservati per l’elaborazione della richiesta.

Il trattamento dei vostri dati avviene al fine di implementare le misure (pre)contrattuali (art. 6 c. 1 lett. b RGPD).

2.4. Iscrizione a corsi di formazione ed eventi

Avete la possibilità, tramite il nostro sito web, di iscrivervi a corsi di formazione ed eventi. Abbiamo bisogno, a tal fine, delle seguenti informazioni:

Nominativo (nome e cognome)
Azienda di appartenenza
Indirizzo e-mail
Numero delle registrazioni / posti
Ev. indirizzo, numero di telefono e altre osservazioni

Trattiamo i vostri dati esclusivamente per organizzare corsi di formazione o eventi così come per l’eventuale predisposizione di certificati di partecipazione o simili.

Il trattamento dei vostri dati (nominativo, azienda di appartenenza, e-mail, numero delle registrazioni/posti) è necessario per lo svolgimento del corso di formazione/dell’evento (art. 6 c. 1 lett. b RGPD).

2.5. Candidature

Avete la possibilità di candidarvi tramite il nostro sito web per una posizione lavorativa. A tal fine è necessario inserire nel modulo di candidatura online nominativo, indirizzo e-mail e un messaggio. Potrete inoltre caricare anche allegati (ad es. il curriculum vitae).

Trattiamo i vostri dati con il fine esclusivo di poter elaborare la vostra candidatura (art. 6 c. 1 lett. b RGPD).

3. Log del server web

Relativamente all’utilizzo della nostra offerta internet saranno conservate informazioni di collegamento nei file log del server. Di queste informazioni fanno parte:

Indirizzo IP del sistema richiamante
Informazioni relative al browser quali sistema operativo utilizzato e risoluzione dello schermo
Sito web richiamato
Sito web di origine
Orario del richiamo

Utilizziamo i dati del protocollo solo per valutazioni statistiche per gestire, mettere in sicurezza e ottimizzare l’offerta; in ciò si concretizzano peraltro i nostri interessi legittimi (art. 6 c. 1 lett. f RGPD). Ci riserviamo, tuttavia, di verificare successivamente i dati del protocollo se sulla scorta di indizi concreti sussiste il sospetto legittimo che sia avvenuto un utilizzo illecito.

I dati del protocollo saranno registrati per i primi 3 giorni insieme all’indirizzo IP a fini di sviluppo e per analisi di sicurezza (attacchi hacker). I file di log, dopo un periodo compreso tra i 3 e i 30 giorni, saranno chiusi in modo anonimizzato e quindi cancellati, fatto salvo l’obbligo di legge alla conservazione o in caso fossero necessari alla difesa di pretese giuridiche.

4. Cookie

4.1. Che cosa è un cookie?

Il cookie è un piccolo file di testo che memorizza le impostazioni di internet. La tecnologia dei cookie è utilizzata da quasi tutti i siti web. Il cookie viene scaricato in occasione della prima visita di un sito web. Il cookie e le informazioni in esso contenute, al momento di un richiamo successivo con il medesimo dispositivo terminale, vengono inviate indietro al sito web che li ha creati (first party cookie) oppure inviate a un altro sito a cui esso appartiene (third party cookie). Il sito web, in questo modo, riconosce che avete già effettuato un richiamo con il browser utilizzato e varia in talune situazioni il contenuto visualizzato.

Alcuni cookie sono estremamente utili poiché possono migliorare l’esperienza dell’utente in caso di nuovo richiamo del sito web, già visitato più volte dal medesimo. I cookie, fatto salvo che voi utilizziate lo stesso dispositivo terminale e lo stesso browser usati in precedenza, si ricorderanno delle vostre preferenze, comunicheranno come utilizzate una pagina e adatteranno le offerte visualizzate ai vostri interessi e bisogni personali.

4.2. Basi giuridiche per l’utilizzo di cookie

Ci sono cookie che necessitano del vostro consenso prima di poter essere utilizzati sul dispositivo terminale e cookie che possono essere utilizzati senza consenso in quanto tecnicamente necessari affinché possiamo eseguire la nostra prestazione (“cookie essenziali”).

I cookie essenziali sono indispensabili al funzionamento del sito web e non possono essere disattivati nel vostro sistema. Questi cookie, normalmente, sono posti solo in reazione ad attività da voi eseguite che corrispondono a una richiesta di servizi, quali ad esempio la fissazione delle impostazioni relative alla protezione dei dati, una registrazione o il riempimento di moduli. Potrete impostare il vostro browser in modo tale che questi cookie siano bloccati oppure per essere informati in merito a essi. Alcuni settori del sito web, tuttavia, non funzioneranno. Il trattamento dei dati è necessario in questo caso per l’assunzione di misure per la sicurezza dei dati, per evitare abusi e per ottimizzare il sito web e si basa sui nostri interessi legittimi ai sensi del § 6 c. 1 lett. f RGPD in combinato disposto con il § 96 c. 3 TKG (legge sulle telecomunicazioni).

Utilizziamo sul nostro sito web tutti gli altri cookie esclusivamente sulla base del vostro consenso espresso ai sensi dell’art. 6 c. 1 lett. a RGPD. Potrete accordare il vostro consenso generale appena iniziato l’utilizzo del sito web cliccando sul pulsante del banner relativo ai cookie “Accetto tutti i cookie” oppure, cliccando una volta su “Impostazioni dei cookie”, selezionarne o deselezionarne ogni specifica tipologia. Se si deselezionano tutti cookie non sarà caricato alcun servizio basato sul rilascio del consenso per gli stessi.

Informazioni concrete su quali cookie sono stati attivati, per quale scopo e la relativa base giuridica sono presenti nel cookie manager. Questo viene visualizzato in basso durante la prima visita al nostro sito web. Con il pulsante “Impostazioni dei cookie” potrete inoltre modificare in ogni momento le vostre preferenze. Su questa pagina potrete trovare l’elenco aggiornato dei provider di cookie.

4.3. Gestire e cancellare i cookie tramite browser

Quando volete bloccare o cancellare cookie, potrete effettuare le modifiche nelle impostazioni del browser. La maggior parte dei browser vi consente, per gestire i cookie, di accettarli, rifiutarli o accettarne solo determinate tipologie. Potrete anche impostare in modo tale che vi venga sempre richiesto se un sito web desidera memorizzare un cookie. Le procedure relative alla gestione e alla cancellazione di cookie sono differenti a seconda del browser utilizzato. Per trovare che cosa potete fare in un determinato browser potrete utilizzare la funzione di aiuto integrata nello stesso o alternativamente richiamare la pagina web http://www.aboutcookies.org dove, passo dopo passo, vi viene spiegato come gestire o cancellare i cookie nei browser più comuni.

5. Soggetti a cui trasmettiamo i vostri dati

Trasmettiamo i vostri dati personali – nella misura necessaria – ai seguenti fornitori esterni (responsabili del trattamento):

fornitori di servizi IT e/o fornitori di data hosting o fornitori che eseguono il trattamento di dati o servizi simili;
altri provider, fornitori di strumenti e soluzioni software che ci supportano nell’esecuzione delle nostre prestazioni e che operano su nostro incarico (incl. fornitori di strumenti di marketing, agenzie di marketing, fornitori di servizi di comunicazione).

Tutti i nostri responsabili del trattamento trattano i vostri dati solo su nostro incarico e sulla base delle nostre istruzioni per l’esecuzione delle prestazioni sopra indicate.

Trasferiamo inoltre i vostri dati personali, nella misura necessaria, ai seguenti destinatari:

terzi esterni nella misura necessaria sulla base dei nostri legittimi interessi (ad es. revisori contabili, assicurazioni in caso di sinistro, rappresentanti legali in casi di specie ecc.);
autorità e altri uffici pubblici nella misura necessaria prevista dalla legge (ad es. autorità finanziarie ecc.).

Ciò potrà accadere se trattiamo i vostri dati in uno Stato terzo al di fuori dell’Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE) ovvero se ciò avviene nell’ambito del ricorso a servizi di terzi, se è necessario per adempiere ai nostri obblighi (pre)contrattuali, sulla base del vostro consenso, in forza di un dovere giuridico o sulla base dei nostri interessi legittimi. Abbiamo implementato garanzie adatte e appropriate per l’organizzazione della trasmissione dei vostri dati verso Paesi terzi conformemente alle normative sulla protezione dei dati (ad es. delibere di conformità, binding corporate rules o sottoscrizione di clausole standard per la protezione dei dati). Vi trasmetteremo, su richiesta, copia di tali garanzie qualora trattassimo i dati in Paesi terzi o li inviassimo per essere trattati. Qualora, per la trasmissione dei dati, non sussistesse alcuna sufficiente garanzia, la medesima trasmissione potrebbe avvenire nel caso singolo in base al vostro volontario consenso per scopi specificati.

6. Durata della conservazione

Trattiamo i vostri dati per il tempo necessario al raggiungimento dello scopo previsto. Conserviamo concretamente i dati in collegamento con la registrazione alla cLibrary per la durata della vostra iscrizione. I dati saranno eliminati alla conclusione della relazione commerciale oppure qualora l’accesso non sia utilizzato per più di tre anni.

Se vi siete registrati per la nostra newsletter, conserveremo i dati fino alla revoca del vostro consenso ovvero dopo tre anni l’ultimo contatto da voi effettuato. Conserveremo la vostra dichiarazione di consenso e di revoca per tre anni dalla ricezione di quest’ultima.

I dati collegati ai contatti saranno cancellati 6 mesi dopo la conclusione della richiesta di contatto. La richiesta di contatto si ritiene conclusa quando dalle circostanze è possibile comprendere che i fatti di interesse sono stati definitivamente chiariti.

Se vi registrate per un corso di formazione o per un evento i dati saranno memorizzati per un periodo di tempo differente a seconda dell’organizzatore e dell’evento. Se partecipate, ad esempio, a un programma strutturato di certificazione distribuito su più corsi di formazione che richiede negli anni successivi di ripetere la certificazione, i vostri dati saranno conservati per il periodo di validità della stessa. Nel caso si trattasse di una giornata di formazione o di un evento giornaliero i dati saranno cancellati automaticamente entro 30 giorni dalla giornata di formazione o dall’evento. I dati che ci servono per motivi di fatturazione li conserveremo per sette anni in conformità agli obblighi aziendali e tributari che ci riguardano.

Se vi candidate da noi e, purtroppo, riceverete una risposta negativa, i vostri dati saranno conservati per 8 mesi (contati dal giorno del rifiuto) sempre a fini di documentazione e prova (art. 6 c. 1 lett. f RGPD). I vostri dati, successivamente, saranno cancellati. In caso di risposta positiva i dati da voi trasmessi nel contesto della candidatura saranno conservati per una durata che si baserà sul successivo rapporto di impiego.

In particolare casi di specie conserviamo inoltre i vostri dati personali anche oltre i termini indicati se dovessero essere fatte valere pretese giuridiche derivanti dal rapporto tra voi e noi ovvero fino alla conclusione di un caso concreto o di una controversia legale. Il prolungamento della conservazione ci consente di tutelare il nostro interesse legittimo all’esercizio, al chiarimento e alla difesa dei nostri diritti.

7. I vostri diritti

Avete il diritto di ricevere informazioni, alla rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento dei dati personali nonché il diritto alla loro portabilità.

Avete il diritto di revocare il consenso eventualmente fornito al trattamento dei dati personali. È fatta salva la legittimità del trattamento dei dati personali fino alla revoca.

Avete il diritto di opposizione al trattamento dei vostri dati personali.

Vi preghiamo, se ritenete che il trattamento dei vostri dati violi la legge sulla protezione dei dati oppure che le vostre esigenze di tutela dei dati siano state altrimenti violate, di inviarci una comunicazione. Oltre a ciò, e indipendentemente da precedenti comunicazioni a noi inviate, avete il diritto di fare reclamo presso l’autorità di vigilanza.